困った!英語の会議でサバイバル

英語が得意ではないのに、海外出張などで英語の会議に一人で参加することになったらどうしますか?困りますよね!しかも帰国後に上司に内容を報告しなければいけないのです。ほとんどピンチ状態です。


僕自身「27歳で初めての海外出張」というコラムに書いたとおり、大変苦労しました。この時は日本人は僕一人。話されている内容も自分が知っていること以外はほとんど聞き取れませんでした。全体の20%くらいでしょうか。

その当時、僕が苦肉の策として実践した「議事録メソッド」(笑)で何とか乗り切りましたので、ご紹介したいと思います。

  • 会議が始まったら「僕が議事録を取ります(I will take meeting minutes)と宣言します。無謀ですね(笑)でもこれがコツなのです。多くの人は議事録を取ることを面倒だと思っているので、大抵は感謝されます。
  • 必死でメモを取り続けます。もちろん聞き取れなかったり、理解できないこともあります。途中で聞き返したりしても良いです。とにかく分かる範囲でメモを取ります。
  • 会議終了後、その議事録を全員にメールで送ります。その時大事なのが、メールの冒頭にこのような一文を添えておくことです。

「会議内容を全て網羅できていないと思うので、足りない部分は付け足してください」

(I tried my best but I don't think it covers all topics. Much appreciated if you add anything I missed)

  • 会議に出ていたメンバーは、各自の発言や、決定事項、アクションアイテムで抜けている部分を書き加えてくれます。
  • 議事録が完成します(笑)

これを繰り返し、最終的には自分の理解も深まり、上司への報告書も作ることが出来ます。メソッド的に書きましたが、いちばん大事なのは出張や会議を実り有るものにするため「何とかしよう」という気持ちです。そのサバイバル精神がメソッドになっているに過ぎません。

もちろんこういった技術的なことだけではなく、自分の英語レベルを周りに周知しておくことも大事です。明示的に「英語できません」と言う必要はなく、恥ずかしがらずに分からなかったことを聞けばいいのです。「今なんて言ったの?」「それどういう意味?」と。そうすれば周りもあなたの英語レベルを理解し「今の分かった?」「着いてきてる?」と気にかけてくれるようになります。周りに負担をかけていると思う必要はありません。何故なら相手にとっても自分が話したことをあなたに理解して欲しいし、その上であなたのプロとしての意見を期待しているからです。もちろん仕事で英語が必要なら、その努力を怠ってはいけませんが、英語ネイティブではない私達がネイティブレベルになるためには相当な努力と時間が必要です。ですから、優先順位を間違えないようにしましょう。本来の目的を忘れてはいけません。仕事であれば、相手を理解する、自分の立場をはっきり伝える、問題点を理解する、情報を得る、そういったことが目的ですよね。仕事後にメンバーから飲み会などに誘われたら必ず行きましょう。あなたの人となりを理解してもらうチャンスですし(あなたがどういう人か分かれば、翌日からさらに円滑なコミュニケーションがとれるようになるでしょう)、またその日の会議でタイミングを逃して言えなかったことなどを補足することも出来ます。

僕はこういったサバイバルばかりで乗り切ってきているので(笑)、また思い出したらシェアしたいと思います。